Fyll kalendern smart

Undvik Mötes Monstret...

Jag är väl inte direkt ensam om känslan av att kalendern fylls allt snabbare och av allt fler möten?

Digitala möten, hybridmöten, mötesrumsmöten, walk&talk-möten… Gärna på varandra, utan paus mellan. Det är likadant hos mina uppdragsgivare, oavsett om det är Spotify eller statliga myndigheter – överallt går det att drabbas av Mötes Monstret! (Ok, det är Halloween-tider nu, så det måste ju bli lite monster-tema denna gång…)

Att frigöra tid är en viktig del för att få till förändring i en organisation. Det är en av de första sakerna du som ledare behöver göra när ni beslutat er för att driva igenom en förändring – frigör tid i din och alla andra ledares kalendrar. Så det finns plats att faktiskt göra det som behövs för att förändringen ska kunna hända! Då gäller det att ha bra rutiner som gör att kalendern inte översvämmas av möten.

Jag har spanat och hittat ledare som inte har kalendern helt full med möten! De som fyller kalendern smartare, som styr upp sin dag och gör utrymme för att leda mot målet!

Några konkreta tips på hur du kan undvika monstret

• Planera in arbetstid i kalendern – alltså tid som inte går åt till möten! Boka in en timme för att förbereda en presentation, en timme för att planera medarbetarsamtalen... Ju mer finfördelat du planerar, desto lättare blir det att hålla planen! Dessutom så minskar ju risken att du får en mötesförfrågan på den tid du har bokat in med dig själv (även om risken inte försvinner helt förstås…)

• Boka in möten så att de börjar 5 minuter över. Då ger du dig själv fem minuters paus mellan varje möte – fyll på kaffe, sträck på benen, prata lite med kollegan. Väldigt smart om du har många möten på raken!

• Gör dig tillgänglig under vissa tider. Några ledare jag jobbat med har haft för vana att sätta sig i kontorslandskapet med alla andra mellan varven. Då är du tillgänglig och kan snabbt lösa saker på plats istället för att det ska tas upp på ett möte som bokas in två veckor fram i tiden.

• Planera in träning! Ett måste om den ska bli av – jag gillar till exempel ett lugnt yogapass på lunchen. Och det går ju inte om jag har ett möte klockan 13. Men börjar mötet 13.15 så funkar det ju utmärkt – det gäller att ligga steget före!

Det här var några konkreta tips jag själv jobbar utifrån.

Hur gör du? Har du något tips på hur man kan hantera mötesmonstret?

Podtips

Det finns ju många bra tips på hur man hanterar möten. Jeff Bezos har bestämda åsikter om hur möten blir så bra som möjligt - 6 sidors PM som man läser gemensamt i början av mötet, sedan ett öppet samtal där man söker efter bästa möjliga lösning. Jeff har jag aldrig träffat, men väl lyssnat på. Till exempel i det här klippet från Lex Friedman-podcast, där han pratar om hur han ser att möten blir som bäst.

Tips nyhetsbrev

Nån jag faktiskt HAR träffat är härliga Oskar Eklind, en äkta Fokus-PT som har många bra tips om kalendrar och produktivitet. Jag älskar Oskars nyhetsbrev och har faktiskt ändrat på flera vanor sedan jag började ta till mig hans tips. Kolla in Fokusbrevet, du kommer inte ångra dig!

Boktips

Ett lästips som kan ge dig inspiration kring vikten av att skapa utrymme för fokuserat arbete och även hur du kan få till det, är Deep Work av Cal Newport. Extra intressant tyckte jag det var när han skrev:

“A deep life is a good life.”

Att jobba fokuserat ger i sig livskvalitet. Det är något vi människor mår bra av! Tål verkligen att tänkas på i dessa tider av all distraktion som vill stjäla vår uppmärksamhet!

Det var allt för denna gång, från mig och mötesmonstret! Hör gärna av dig med dina reflektioner, kring möten eller annat som poppar upp i ditt huvud.

Önskar er alla en härlig start på november, med Alla Helgona helg, lite ledigt och tid att pusta ut!

/Lena

PS En gång i tiden jobbade jag i London. Mina kollegor tyckte att jag var lustig som drev på för att möten skulle börja och sluta på utsatt tid. Men när jag hade flyttat tillbaka till Sverige så införde de “Swedish Meetings”, vilket betydde att de skulle börja och sluta i tid! De tyckte trots allt att det var en bra grej… DS